Приходилось ли вам писать короткие сообщения с отчетами для топ-руководителей? «Ничего не понятно, но очень интересно» — фраза, которую меньше всего хочется услышать в этот момент.

Давайте разберемся, как следует писать короткие сообщения, чтобы руководитель мог быстро ухватить суть, а ваши проекты получали нужное внимание и признание. Мы подготовили для вас советы, которые составили на личном опыте общения с топ-руководителями Правительства Москвы.

Общие советы

  1. В приветствии всегда указывайте полное имя и отчество адресата, которому предполагается отправить сообщение.
  2. Следите за грамотностью и всегда проверяйте сообщение перед отправкой.
  3. Используйте маркированные списки, если информации в сообщении слишком много.
  4. Пишите коротко: впечатляющие цифры или иллюстрации проекта лучше любых слов передадут его значимость.

Начните с сути: что, где и почему это важно 

Кратко напомните о проекте, расскажите, где и как он проводится, почему он важен для участников и почему руководителю важно знать о нем.
Пример: «Иван Петрович, мы завершили проект “Марафон благодарностей”, благодаря которому все сотрудники Правительства Москвы смогли поблагодарить коллег за совместную работу над городскими проектами». 

Делайте акцент на результатах и цифрах

Пример: «В проекте приняла участие более 25 000 человек».

Закончите сообщение на положительной ноте

Пример: «Во вложении мы прикрепили отзывы, которые получили от сотрудников — участников проекта. Предлагаем в следующем году попробовать новый формат, расширить проект или привлечь еще больше участников. Вместе мы сможем сделать его еще лучше!».

Подумайте, какой ответ хотите получить от руководителя, и сформулируйте вопрос так, чтобы было понятно, как и на что он должен ответить 

Например, добавьте простую фразу: «Если вы поддерживаете, прошу согласовать проведение проекта в следующем году».
Чтобы грамотно сформулировать вопрос, представьте, что получили в ответ на сообщение палец вверх. Если после этого возникнет вопрос, а на что именно была такая реакция, то стоит сделать сообщение конкретнее или уточнить вопрос.

Что еще можно добавить?

  • Яркие спикеры и ссылки на медиа. Укажите имена известных спикеров или экспертов, которые участвовали в проекте, и добавьте ссылки на публикации или интервью, где проект был освещен.
  • Фотографии и видео. Вставьте качественные изображения или ссылки на видео, которые помогут передать атмосферу и размах события.
  • Планы на будущее. Расскажите о следующих этапах проекта или анонсируйте новое событие, чтобы вызвать интерес и ожидание.
  • Эмодзи и форматирование. Используйте эмодзи для акцентов и сделайте текст более читаемым с помощью списков, выделений и заголовков.